Een mist van e-mail

Mogelijk komt deze column enigszins dom over. Dat moet ook. Ik schrijf dit stukje namelijk terwijl Outlook Express elke minuut controleert of ik mail heb. Een experiment mijnerzijds. Uit Brits onderzoek onder 1100 vrijwilligers blijkt namelijk dat e-mail real time in de gaten houden een negatief effect heeft op het IQ. En niet zo’n beetje ook. Het intelligentiequotiënt van proefpersonen die regelmatig door mail worden gestoord, daalde met 10 punten. Dat heeft volgens de onderzoekers alles te maken met ‘infomanie’: een toestand waarin de hersenen constant alert zijn op nieuwe berichten. Funest voor de concentratie! Het brein presteert minder en het IQ daalt. Het duurde na elke e-mail gemiddeld een kwartier voordat de proefpersonen weer op hun oude concentratieniveau én IQ zaten.

In zijn boek Data Smog voorspelde de Amerikaan David Shrenk tien jaar geleden al dat werknemers dreigen te verdrinken in een overdosis aan informatie. Hij kreeg gelijk. Negentig procent van de werkende bevolking zit anno 2007 achter de computer en het merendeel van hen laat zich elk moment van de dag afleiden door mail van collega’s en vrienden. Waarom eigenlijk? Bang om iets te missen? De obsessie altijd bereikbaar te zijn? We weten het niet.

Computerfabrikant Intel deed recentelijk intern onderzoek naar deze ‘infomanie’. Wat bleek: de doorsnee Intel-werknemer ontvangt wekelijks 350 mailtjes die hem gemiddeld 20 uur kosten om af te handelen. Een halve werkweek dus. Zo zie je maar weer, technologie is niet altijd een zegen.

Gelukkig is er ook goed nieuws. Hoe groot de hoeveelheid mail ook is die elke ochtend in je mailbox ploft, uiteindelijk draait alles om selectie. En dat is te leren. Allereerst: stel je mailprogramma zo in dat het onding niet automatisch elke paar minuten controleert of je mail hebt. In plaats daarvan check je maximaal drie keer per dag je mail. Bedenk verder dat het overgrote deel van alle mail relatief onbelangrijk is. Het is niets meer dan – David Shrenk noemde het al – data smog: een mist van e-mail die je het zicht op belangrijke zaken ontneemt.

Neem nu mails die voor het hele bedrijf zijn bestemd. Weg ermee! Er is vast wel iemand anders die zich met de inhoud bezighoudt. Accepteer simpelweg dat je nu eenmaal niet álles kunt lezen. En verder? Verder handel je e-mail waar je niet meer dan één minuut aan kwijt bent, direct af. De rest bewaar je voor een rustiger deel van de dag. Het liefst een vast tijdstip. Alleen zo blijf je baas over je eigen Inbox.

O ja, en houd zelf ook eens op met mailen op de werkvloer. Even aankloppen bij iemand die je net een berichtje heeft gestuurd, werkt vaak heel verhelderend en scheelt een hoop getik. Dát is het verschil tussen werknemers met een laag en een hoog IQ. De ene groep mailt, de andere groep loopt even langs. Wel zo gezellig.

Slim hè? Dat komt doordat ik tijdens het schrijven van deze column wel mail heb ontvangen, maar – verstandig als ik ben – niets heb gelezen.

4 reacties op “Een mist van e-mail”

  1. Je hebt gelijk! ben je met wat belangrijks bezig, sluit outlook! is er echt wat enorm dringends dan bellen ze wel!

  2. jan tiemen

    Dit is een eye opener! Was eens zó onder de indruk van de site van Candykitchen, dat ik die mensen, Nederlanders ook nog eens, even wilde laten weten hoe prachtig ik hun site en het daarop getoonde werk wel vond.
    Tot mijn teleurstelling kreeg ik een mailtje terug met een bedankje maar tevens het verzoek om geen spam meer te sturen. Het zou ze, omdat ik geen cliënt ben, onnodig uit hun concentratie halen en tijd kosten.
    Uit uw stukje begrijp ik nu beter, dat met name creatieven daar ontzettend last van moeten ondervinden omdat ze als bedrijf hun Outlook wel móeten openhouden. Vooral een jong bedrijf heeft daarvoor natuurlijk nog geen speciaal personeel.

    Hierbij dus alsnog mijn “sorry” aan Candykitchen in de hoop dat ze dit lezen, en mijn dank aan Koelman !

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top