Mensen vragen mij wel eens: meneer Koelman, al die eindeloze vergaderingen op mijn werk. Vreselijk, want het gaat negen van de tien keer nergens over. Vaak val ik bijna in slaap. Hoe kan ik er toch voor zorgen dat ik intelligent en betrokken overkom?

1) Stuur alle deelnemers 10 minuten voor aanvang een mailtje, gewoon vanaf je desktop. Meld dat je een kwartier later bent en zet daaronder ‘verstuurd met mijn iPhone’. Wanneer je binnenkomt zal iedereen je ‘druk zijn’ en ‘altijd onderweg zijn’ bewonderen. En jij hebt weer 15 minuten gewonnen.

2) Knik regelmatig als een ander spreekt, al is het maar om iedereen te laten zien ‘dat je dat al wist’.

3) Doe alsof je aantekeningen maakt. Knik daarbij en herhaal, in schrijftempo, het laatste zelfstandig naamwoord dat je hoorde: “Aha… de… di… rec… tie.” Leg daarna je pen neer en kijk tevreden rond.

4) Zeg regelmatig iets. Wát je zegt, doet er niet toe, zolang het maar in de wij-vorm is. “Moment, laten we hier even een stapje terug doen met zijn allen.” Praten in de wij-vorm komt extra sterk over wanneer het gaat over zaken die buiten jouw verantwoordelijkheid liggen. Iedereen begrijpt hoe betrokken jij bent!

5) Stel regelmatig een vraag om je tafelpartners te ontregelen. Immers, dan letten ze minder op jou. Bijvoorbeeld: “Is dit schaalbaar? Anders komen we in de toekomst toch echt in de problemen”. Of vraag om aanvullende informatie: “Heb je hier bevestigde data over?” Wil je het harder spelen, roep dan luid: “BRON?”

6) Kun je geen vraag bedenken, onderbreek dan toch de persoon die aan het woord is. Vraag of hij het vorige item, dat hij net heeft afgerond, nog eens wil herhalen, want: “Ik geloof niet dat ik helemaal begrijp wat je daarnet bedoelde.”

7) Staat er een whiteboard of een flip-over in de overlegruimte? Sta op en maak er gebruik van! Degenen die zitten, kijken nu letterlijk én figuurlijk tegen je op. Teken cirkels, waarbij elk zelfstandig naamwoord uit je betoog één cirkel is. Laat minimaal twee cirkels elkaar gedeeltelijk overlappen. Terwijl je die overlap extra arceert met je marker stel je vragen als: “Weet iemand waarom uitgerekend dít gedeelte extra aandacht behoeft?” Je zult allerhande malle antwoorden krijgen, met een discussie als gevolg. Meestal tussen twee deelnemers die zich willen laten gelden. Dat is het moment waarop je weer kunt gaan zitten en achterover leunen.

8) Ben je het overleg echt beu? Sta op en zeg: “Ik haal even water voor iedereen.” Jij hebt een pauze van tien minuten en wanneer je terugkomt, is iedereen je dankbaar. Heb je meer tijd nodig, haal dan koffie (of gebak, als je écht lang weg wilt – mits je dat kunt declareren natuurlijk).

9) Komt iemand met een voorstel dat jou veel werk gaat kosten? Schiet het direct af. Dat kan heel eenvoudig met zinnetjes als: “Maar doet [noem hier een willekeurig ander bedrijf] dat niet allang?” Of: “Werkt dit ook internationaal?”
Verontschuldig jezelf (“ja, sorry hoor”) nadat het voorstel in de prullenbak is beland. Zo is het iedereen duidelijk dat ideeën afschieten echt niet jouw hobby is.

10) Wordt er uitgebreide input van je verwacht, maar ben je na een halve minuut al uitgepraat? Zeg dan gewoon: “Ik heb hier nog véél meer gedachten over. Die zal ik jullie mailen.” Vervolgens mail je niets. Iedereen blij, want mensen komen om in de mail.

Succes!